L’inspection professionnelle des avocats en pratique privée – Les 10 étapes pour vous y préparer

Pour un avocat en pratique privée solo, la première inspection professionnelle peut être un évènement marquant (pour ne pas dire stressant) dans une carrière.

Votre inspection arrive à grands pas? Profitez de ce mal nécessaire pour mettre de l’ordre dans votre administration et maximiser vos processus. Sans être exhaustive, voici une liste en 10 étapes pour vous préparer à votre inspection professionnelle.

1. Remplir le Guide d’autoévaluation

La première étape sera de répondre au Guide d’autoévaluation fourni par le Syndic. Soyez attentif aux questions posées puisque celles-ci vous indiqueront certains des éléments vérifiés lors de l’inspection. Chacune des réponses fournies donnera un aperçu au bureau du Syndic de votre méthode de travail. Avant de répondre, prenez le temps de comprendre les questions.

Pour obtenir de l’aide, communiquez avec la ligne Info-Déonto du Barreau au (514) 954-3420 ou sans frais au 1 (844) 954-3420, de 8 h 15 à 17 h du lundi au jeudi et de 8 h 15 à 16 h le vendredi.

2. Relire les articles du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercices professionnels des avocats

Avant de commencer, faites la lecture de ce Règlement. La grande majorité des obligations sur la tenue de votre pratique y sont indiquées et vous aurez en tête les obligations à respecter pour vérifier votre pratique[1].

3. Compléter les éléments administratifs manquants

Vous aviez un formulaire à envoyer que vous avez mis de côté ? C’est le temps de compléter les éléments administratifs demandés dans le cadre de votre profession. Certains formulaires comme ceux d’engagement d’une société[2], de réception d’une somme en espèces de plus de 7500 $[3] ou des relevés de conciliation mensuelles demandés par le Syndic[4] peuvent avoir été mis de côté dans le feu de l’action.

4. Ordonner vos notes d’honoraires et mettre à jour les paiements, les preuves et les reçus

Peu importe la méthode de tenue de votre facturation (grilles Excel, plateforme Web ou logiciel) c’est l’occasion de mettre à jour les paiements, imprimer les documents, produire les reçus et classer.

5. Mettre à jour votre comptabilité d’administration générale

La tenue de la comptabilité d’administration générale selon le Règlement vous oblige à conserver un registre chronologique de toutes les dépenses et entrées d’argent dans le cadre de votre pratique[5]. Vérifiez dans votre système comptable si les rapports produits répondent à cette obligation.

Si vous n’êtes pas en mesure d’avoir un rapport comptable qui répond à cette obligation, rassemblez immédiatement tous les documents nécessaires (relevés bancaires, chéquier, bordereau de dépôt, notes d’honoraires, etc.) pour créer le registre de caisse recettes-débours. Une grille Excel fournie par le Barreau peut vous aider à préparer le registre[6].

Pour l’avocat travailleurs autonome, l’objectif sera de créer le registre de la caisse recettes-débours pour y concilier les informations du Règlement, mais aussi pouvoir s’en servir pour les impôts et la TPS – TVQ. Si vous êtes à l’aise avec Excel, le modèle fourni par le Barreau peut être adapté pour y ajouter les colonnes manquantes.

6. Mettre à jour votre comptabilité en fidéicommis

Probablement la bête noire de tous les avocats solos, la comptabilité en fidéicommis peut s’avérer être votre plus grand défi.

Si vous avez un compte en fidéicommis actif et n’avez jamais créé les registres nécessaires, n’attendez pas à la dernière minute pour commencer. L’opération est fastidieuse. Rassemblez immédiatement les relevés bancaires pour créer votre caisse recettes-débours en fidéicommis et les cartes-clients[7].

Vous devez être en mesure d’identifier chacune des transactions au compte depuis son ouverture et identifier les clients qui détiennent des sommes dans le solde du compte à ce jour.

7. Faire la conciliation mensuelle et annuelle du compte en fidéicommis jusqu’au dernier relevé bancaire reçu

Après avoir créé la caisse recettes-débours, vous devrez attaquer la conciliation mensuelle et annuelle. L’objectif du registre mensuel est de prendre le relevé bancaire, la caisse recettes-débours en fidéicommis et les cartes-clients et de vérifier si le tout balance.

Pour chaque mois depuis l’ouverture du compte en fidéicommis, vous devez avoir produit une conciliation mensuelle et pour chaque année, une conciliation annuelle.

8. Mettre à jour votre base de données des clients

Peu importe votre système de tenue de dossiers, c’est aussi l’occasion de mettre votre base de données des clients à jour. Les derniers dossiers ouverts doivent être entrés dans la liste et les dossiers fermés portant une mention à cet effet.

Chaque mandat doit avoir un dossier et la tenue avec numéro doit avoir un registre pour les identifier[8].

9. Compléter, ordonner et classer les dossiers physiques et électroniques

Lors de l’ouverture du dossier, les vérifications doivent avoir été faites (identification du client, conflits d’intérêt, partie adverse, etc.). Votre dossier physique et/ou électronique devrait porter les mentions correspondantes.

Pour le classement du dossier papier, l’administration, les correspondances et les procédures devraient être tenues séparément. Assurez-vous d’avoir un système pour tenir les documents (élastique, pinces, dossier accordéon, etc.).

10. Trier, classer et imprimer les courriels et vérifier l’agenda

Faites le tri de vos courriels pour séparer ceux des clients des autres courriels reçus. Vérifiez votre agenda (papier ou électronique) pour vous assurer que toutes vos dates de prescription, délais, rendez-vous ou vacations sont inscrites[9].

Pour finir, ne paniquez pas! Vérifiez le délai qu’il vous reste pour préparer le tout et commencez tout de suite. Le redressement de la comptabilité peut prendre beaucoup de temps.

La liste présentée ci-haut n’est évidemment pas l’ensemble des éléments à vérifier pour l’inspection, mais peut certainement vous donner un coup de pouce pour démarrer

Vous n’y arriverez pas seuls? Un service comme Canico, Gestion de bureaux d’avocat[10] peut vous aider à préparer votre inspection, redresser votre pratique et rendre votre administration efficace.

Bon succès!

 

[1] Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats, RLRQ, c. B-1, r. 5.

[2] https://www.barreau.qc.ca/pdf/formulaires/avocats/sencrl-spa/engagement.pdf

[3] http://www.barreau.qc.ca/fr/avocats/deontologie/capsules/bref/sommes-importantes.html

[4] http://www.barreau.qc.ca/fr/avocats/praticien/comptabilite/

[5] Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats, préc. note 1, art. 34.

[6] http://www.barreau.qc.ca/fr/avocats/praticien/comptabilite/

[7] http://www.barreau.qc.ca/fr/avocats/praticien/comptabilite/

[8] Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats, préc. note 1, art. 11 à 16.

[9] Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats, préc. note 1, art. 7 et 8.

[10] http://canico-conseil.com/