Trois drôles de dames au secours des avocats

Article publié à l’origine dans le journal Droit-inc. par Gérard Samet, le 2011-02-21 15h00

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Elles ne sont que trois. Et pourtant, ce trio de femmes réussit le tour de force de sauver quotidiennement les cabinets et les avocats, du débordement…Un portrait du grand journaliste d’enquête Gérard Samet.

Nicole Massicotte a fondé Canico il y a 23 ans.

Cette ancienne secrétaire juridique a le goût de l’ordre et de l’organisation. En pratiquant chez les avocats, elle a progressivement affiné ses techniques. Elle s’est découvert des talents de gestionnaire de cabinets d’avocats. Un métier nouveau et unique sans réelle compétition, qu’elle a lancé sur le marché montréalais en créant la compagnie Canico.
Nicole Massicotte a fondé Canico pour venir en aide aux avocats débordés.

« Nous ne sommes pas des comptables mais des organisatrices, des sortes de logisticiennes des cabinets d’avocats. Nous sommes sur le terrain, nous avons de l’expérience », explique Nicole, la présidente fondatrice de Canico. « Lorsque j’ai lancé l’entreprise, j’ai été voir le Barreau pour avoir leur avis. Ils m’ont répondu que l’on ne pouvait pas m’empêcher d’organiser les cabinets d’avocats ».

Les avocats sont contents de venir chez Canico. Mais ils doivent avouer qu’ils ont besoin d’aide, ce qui n’est pas évident ! Cela entre progressivement dans les mœurs. S’il peut déléguer, l’avocat doit connaître ses devoirs. Chez Canico, les avocats viennent comprendre comment mieux fonctionner, en utilisant les mêmes ressources. Parfois il suffit de modifier l’allocation d’un budget. Canico va sur place, analyse, propose, réfléchit à des solutions et toutes les questions peuvent être posées.

Donner une structure

L’objectif du service polyvalent et transversal de l’entreprise est de structurer des cabinets de petite taille ou de taille moyenne, afin de les rendre plus performants. « On est les gestionnaires externes des petits cabinets, en ressources humaines, en facturation, au niveau des besoins du client, en blitz de facturation », indique Ève Massicotte, la fille de la fondatrice et directrice générale de Canico.

Evelyne Hill veille à la comptabilité des clients.
Mais pour que cela fonctionne, les trois consultantes doivent connaitre la situation. Les avocats ne savent pas toujours le type de services qu’elles peuvent rendre. Ils veulent d’abord mettre à jour leur comptabilité. « Je veux être assuré que tout est en règle chez nous », confient souvent les clients à Èvelyne Hill, chargée de la comptabilité.

Cette démarche simple de prime abord, n’est pas toujours facile. « Quelquefois, les choses se font en urgence, par exemple, lorsqu’une secrétaire décide de partir du jour au lendemain. Certains avocats m’ont ainsi avoué ne pas connaître les opérations de leur propre cabinet », rapporte la fondatrice chargée de la première analyse chez un nouveau client. Lorsqu’elle se rend sur place, elle voit « très vite ce qui ne va pas».

Le discours de la méthode

« J’ai été moi-même une secrétaire juridique, ce qui me permet d’avoir une perception rapide de tous les aspects, de toutes les tâches », commente la présidente. Notre objectif est d’optimiser les ressources ». Canico propose une discipline mais il faut que les avocats et le personnel embarquent et fassent partie de la solution.

« On s’occupe d’abord de la partie organisation. La priorité est de respecter la réglementation du Barreau. Il importe d’être à jour dans la gestion du compte en fidéicommis. Si on doit rattraper les choses, on se partage les tâches avec les avocats. Notre objectif est de remettre l’organisation sur pieds, de réparer. »

Selon Ève Massicotte, ce travail requiert beaucoup de tact.
La seconde question est de déterminer comment rentabiliser le travail juridique. Cela peut passer par l’amélioration de la gestion des dossiers.
Les consultantes s’occupent aussi des autres aspects. Car plus le cabinet est gros et plus il y a de ressources: « à partir de quatre avocats, il peut y avoir une personne en comptabilité », explique Évelyne.
Parfois, il y a une certaine résistance du côté des employés, des adjoints. « Il faut beaucoup de tact », raconte Ève Massicotte. « Le personnel sait qu’il y a un problème mais ne veut pas se mettre en défaut parce que des erreurs ont été commises. On essaye de montrer leurs erreurs aux employés. Ce n’est pas forcément de leur faute, souvent ils n’ont pas eu le support nécessaire. »

Une ressource externe très impliquée
Canico est comme une grande gare de triage avec de nombreux aiguillages. Le parcours est tracé, puis on lance les wagons. « On les met sur des rails, ils doivent suivre, mais on reste là ! » Assure Nicole Massicotte.
Plus d’une cinquantaine de cabinets sont fidèles à Canico tout au long de l’année. « Nous ne voulons pas que les avocats soient dépendants, il suffit qu’ils suivent les lignes directrices que nous leur avons données.

Progressivement, ils n’appellent que s’ils connaissent une difficulté. Certains avocats choisissent a contrario de garder en permanence ce lien avec nous et nous remettent leur comptabilité chaque mois », note Évelyne Hill.

L’entreprise s’est installée à Montréal au cœur de la vie judiciaire, il y a 2 ans. « Nous proposons différents moyens de travailler ensemble : de l’information, de l’optimisation, des services comptables » explique Ève Massicotte.
Quelquefois, il s’agit d’un petit mandat pour un besoin ponctuel. L’avocat recherche un partage d’expertise. Cela peut être un problème de compte à recevoir ou de balance comptable. Mais lorsque les avocats demandent un service continu en gestion, ils déposent leurs documents une fois par semaine et les reprennent en sortant du palais.
Canico organise des évènements pour la formation continue du Barreau, destinés aux avocats et adjoints. La prochaine conférence, organisée le 3 mars de 15h à 16h30 au 5ème étage du 507 de la place d’Armes, aura pour thème : « un environnement de travail réaliste, ça veut dire quoi ? La santé du cabinet… L’affaire de qui ? »
Témoignages d’avocats au sujet de leur expérience avec Canico.

 

Lucie Marier : « Je venais d’un contentieux, explique Lucie Marier qui pratique en droit de la construction. J’ai commencé par pratiquer seule et je ne savais pas comment classer un dossier, ni ce que je pouvais facturer. Je souhaitais me consacrer à la pratique du droit. Nicole m’a aidé. Elle a été mon oxygène, un respirateur artificiel ».

Grâce à Canico, elle connait l’état actualisé de ses finances, de ses clients, de ses dossiers et se sent rassurée. « J’ai une photo de la réalité économique. Si mes affaires vont bien, Canico et son personnel en font partie intégrante. » Elle estime le coût de Canico comme neutre : « j’ai juste à m’occuper de mes clients. Canico fait le suivi de la facturation, le rappel écrit, l’état de la situation ». Le mode de gestion des délais fait qu’elle ne se sent plus dans l’inconnu. « Si une secrétaire quitte, Canico est notre support, son personnel expérimenté va savoir quoi faire ».

Sylvain Gingras : Cet avocat qui pratique le droit administratif, est venu chez Canico via le logiciel de gestion des cabinets d’avocats Juris Concept. Les quatre avocats de son cabinet ne savaient pas bien utiliser cet outil. Canico les a initiés et continue de les aider. « Canico s’occupe de la vérification bancaire, contrôle la façon dont nous entrons les honoraires, les déboursés et les procédures de décaissement rigoureuses de l’argent qui figure au compte en fidéicommis.
L’utilisation est très contrôlée. Ce qui nous permet de valider les opérations avec l’aide du système Juris Concept et le soutien de Canico ». L’activité de ce cabinet d’avocats est très complexe, puisqu’il traite des accidentés de la route, du travail et des dossiers d’harcèlement du personnel gouvernemental. Me Gingras n’arrivait pas à utiliser seul chacun des paramètres de cette facturation comptable très particulière. Canico lui permet une utilisation sécuritaire des fiches clients, des correspondances, des données financières, des bases de données, du calcul du temps passé.

Nadine Touma : Cette avocate criminaliste court d’audiences en audiences et n’avait pas toujours le temps de facturer. « Au bout de trois mois, le client qui reçoit sa facture estime que l’on n’est pas pressé de recevoir son argent », explique-t-elle. Ce n’est plus du tout le cas pour cette jeune avocate. « Je remplis des feuilles de temps à la main sur papier et je les donne à Canico. Nicole me le déconseille. Il faudrait que j’entre mes données directement sur ordinateur, mais je manque de temps et je fais cela lorsque j’attends au Palais de Justice».
Canico gère tout pour cette avocate, depuis la comptabilité de son bureau, de ses autres associés, jusqu’au compte en fidéicommis, en passant par la régularité des facturations. « Cela m’a sauvé de l’argent. Canico m’a aidé à me servir de l’outil important que représente Juris Concept. Les travaux en cours non facturés y figurent. J’ai la base des données mises à jour sur mon ordinateur au bureau. Cela me permet de connaître la situation de chaque client ».

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