Trop de registres?

Parlons de vos registres.  Combien avez-vous de versions d’un même registre ou d’un même journal? Laquelle est la plus fiable ? Vous en manque-t-il ? Avec quels outils les gérez-vous ? Tel est le sujet priorisé lors d’une première rencontre.

Il y a beaucoup de registres et journaux obligatoires à tenir dans la profession, trop me dites-vous. Pourquoi les multipliez-vous alors ?

Vous savez qu’ils existent et que vous les avez mais vous n’êtes pas en mesure de les nommer et de les identifier clairement. Vous ne savez pas non plus si vous les avez tous et s’ils sont réellement conformes. Vous ignoriez que vous aviez plusieurs versions d’un même registre. Vous vous fiez à votre adjointe qui vous fournit l’information dont vous avez besoin, signe que tout va bien. Vous avez fait l’acquisition d’un logiciel performant qui devait faciliter la gestion de tous ces registres et journaux mais vous ne savez pas tout à fait comment vous y prendre pour le faire travailler pour vous.

Vous acceptez donc, faute de savoir, que les anciens systèmes de gestion soient maintenus. En apparence, ça rassure tout le monde.

Et bien non, cette multiplication de registres tenus dans différents outils technologiques est loin d’être rassurante. Il faut faire le point et il faut mettre fin à l’éparpillement de l’ensemble des informations d’un dossier. J’en parle en connaissance de cause. Ne trouvez-vous pas qu’il serait normal de connaître une date d’audition en regardant simplement dans le dossier du client plutôt que de faire une recherche dans Outlook par exemple ? Où sont les communications, où sont les documents, où sont les dates, quel outil sert à quoi ?

Dites-vous bien que tôt ou tard, une inspection professionnelle ou une inspection comptable vous obligera à vous consacrer à cet exercice.

Pourquoi ne pas profiter de l’été pour vous préparer.  Vérifiez que vous possédez ces registres, qu’ils sont conformes et qu’ils ne sont pas en double ou en triple.

  • Ouverture et fermeture de dossiers : Sert pour les conflits d’intérêt, la conservation des dossiers, l’archivage, la destruction.
  • Montants détenus en fidéicommis : Liste à intégrer à chaque conciliation bancaire mensuelle
  • Cartes-clients : Pour l’inscription détaillée de chaque transaction d’un dossier
  • Autres biens détenus : Pour les livres de minutes par exemple.
  • La liste des montants – et les reçus des sommes transigées en espèces
  • Journal des honoraires

Faites un diagnostic de la situation.  Prenez les bonnes décisions et optez pour l’amélioration et la mise à niveau de l’ensemble de vos méthodes de travail.

Canico – gestion de bureaux d’avocats a comme mission de soutenir les avocats dans l’organisation et la gestion de la pratique. Nous le faisons depuis déjà vingt-huit ans et avons travaillé avec des centaines de cabinets de tous types. Nous sommes là pour vous supporter dans cette analyse et vous proposer les méthodes les plus simples, conformes et efficaces.

Nous travaillons en collaboration avec votre personnel, nous avons aussi la chance de pouvoir compter sur un bon réseau de professionnels dans le milieu juridique.